En la actualidad y debido al importante uso que se hace de los distintos sistemas de información, cualquier organización puede contar con uno o más sistemas que están almacenando siempre datos y controlando transacciones cada vez más numerosas, por ejemplo sistemas del tipo ERP, como SAP, JD Edwards, Elipse; u otros más Operativos como PI System o Dispatch en la Minería o el Sistema Superior en la industria del Salmón y tantos otros, que manejan cantidades fenomenales de datos.

Variable de Interés Queremos compartir con ustedes un ejemplo típico, que nos permita cuestionar el trabajo que se hace hoy en día con esos abundantes datos almacenados y que están a la espera de que un análisis profesional apropiado, los transforme exactamente en lo que se necesita, buena información para la toma de decisiones.

Veamos la Figura 1; que representa el comportamiento de una variable de salida de un proceso o KPOV (Key Process Output Variable) y que dependiendo del tipo de empresa, podría tratarse de: el Tiempo Medio Entre Fallas en días, de un conjunto de equipos mineros; el Peso en Kilos de cada uno de los peces controlados en un centro de cultivo de salmones; el Tiempo Medio en Minutos de la atención a clientes en un Call Center de reclamos; o el Tiempo que Transcurre en Semanas desde que se pone una Orden de Compra hasta que el producto se recibe en bodegas. Esto sólo se indica, para dar una idea de lo que puede representar un conjunto de datos del desempeño de lo que hemos denominado “Variable de Interés”, que se almacena en un sistema y cuya especificación es una media de 3,5 +/- 0,5.

Lo que se observa en la Figura 1 del Gráfico de puntos, refleja la frecuencia de ocurrencia de 1.460 eventos de una Variable de Interés, en el que su comportamiento, no muestra una distribución conocida y la media prevista de 3,5 +/-0,5, está lejos de cumplirse, ya que su valor medio real es de 4,17 y su rango de cumplimiento es de 7,65 muy lejos del +/- 0,5 previsto y por lo tanto, necesita de un mejoramiento. Cambiando ahora el foco, para observar el comportamiento de esta variable de interés en el tiempo, presentamos la Figura 2, que nos muestra que hay muchas causas especiales que atender (marcadas con cuadrados de color rojo) y el proceso no sería predecible, lo que nos obliga a buscar otras respuestas para entender algo más las eventuales razones de ese comportamiento.

Una observación algo más detallada de los casi 1500 datos utilizando un Gráfico de Control, nos permite investigar por el origen de ese KPOV, (Key Process Output Variable) pudiendo determinar que son datos que provienen de cuatro fuentes o áreas de trabajo diferentes, denominadas 1, 2, 3 y 4, que pueden corresponder al MTBF de equipos que operan en diferentes áreas de la mina, o a salmones que provienen de distintas jaulas, o a clientes que reclaman por 4 tipos distintos de productos, o a Lead Time de compras que provienen de distintas áreas geográficas. Por lo tanto esa simple información adicional, nos aconseja volver a mirar los mismos datos pero de otra forma.

La Figura 3 presenta los mismos datos, pero estratificados por área de origen, lo que nos permite concluir que el área 3 prácticamente está dentro de la especificación requerida y que el comportamiento de todas las distribuciones es aparentemente normal, visión que es muy distinta a lo que estábamos concluyendo antes de este nuevo análisis más específico y que nos motiva a usar el Área 3 como benchmark para visualizar qué debemos mejorar en las otras áreas, para obtener mejores desempeños de la variable de interés.

Esperamos que este ejemplo, sin duda simple, motive a nuestros lectores a identicar esas variables claves de los procesos o KPOV que hoy “intoxican de datos” los sistemas de información y les permita propiciar, desde las esferas gerenciales de sus organizaciones, esas investigaciones tan necesarias de los millares de datos almacenados, que nos permitan “romper esa Anorexia de Análisis” en la que algunas empresas están cayendo, sin que aún se den cuenta.

Ayudemos desde la posición profesional que a cada uno le corresponda, a orientar el desarrollo de cualquier organización hacia mejores niveles de desempeño, no privemos a nuestra empresa del legítimo derecho de soñar, con niveles de excelencia superior o de clase mundial.